Données personnelles et dossiers sensibles

Données collectées

Selon les besoins du séjour, l’association peut traiter des informations d’identité, de contact, d’institution ou famille, des documents administratifs, des informations d’autonomie, de santé, d’allergies, de traitements, d’ordonnances, de contacts d’urgence et des bilans de séjour.

Finalités

• Préparer les inscriptions et les documents administratifs.
• Organiser le transport, l’accueil et l’accompagnement.
• Transmettre aux équipes les informations utiles au bon déroulement du séjour.
• Permettre aux institutions et familles de consulter les documents qui les concernent.
• Assurer la sécurité des vacanciers pendant les séjours.

Personnes ayant accès

L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin : responsables de l’association, administration interne, institutions ou familles concernées, et équipes de séjour avec un accès temporaire limité aux informations nécessaires au séjour.

Durée de conservation

Les dossiers utiles aux séjours peuvent être conservés tant que la personne est susceptible de repartir avec l’association. Les dossiers sans activité prolongée peuvent être vérifiés, archivés ou nettoyés selon une procédure interne. Les documents médicaux doivent être régulièrement mis à jour lorsqu’ils deviennent trop anciens ou ne correspondent plus à la situation actuelle.

Sécurité et traçabilité

Les espaces privés sont protégés par des comptes. Les accès aux fiches et documents sensibles peuvent être tracés afin de contrôler les consultations, modifications, téléchargements ou publications de documents.

Droits des personnes

Les personnes concernées, familles ou représentants peuvent demander l’accès, la correction ou l’effacement de certaines données lorsque cela est applicable. Pour toute demande, contactez l’association depuis la page contact.